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NORMA TECNICA DE AUDITORIA SOBRE

CARTA DE MANIFESTACIONES DE LA DIRECCION”

 

BOICAC núm. 38 Resolución de 15 de junio de 1999

 

I.  INTRODUCCION

 

1 ‑ El artículo 3 de la Ley de Auditoría, establece que " las empresas o entidades auditadas estarán obligadas a facilitar cuanta información fuera necesaria para realizar los trabajos de auditoría de cuentas; asimismo, quien o quienes realicen dichos trabajos estarán obligados a requerir cuanta información precisen para la emisión del informe de auditoría de cuentas".

 

2. La introducción a las Normas Técnicas de Auditoría, publicadas por Resolución del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas de 19 de enero de 1991 (BOICAC N94), en concordancia con lo dispuesto a este respecto en la legislación mercantil, establece que es responsabilidad de los administradores de la entidad la formulación de las cuentas anuales, lo que incluye:

 

a) El mantenimiento de registros contables y sistemas de control interno adecuados.

 

b) La elección y aplicación de los principios y las normas contables apropiados, y

 

c) La salvaguarda de los activos de dicha entidad.

 

3. El auditor, mediante la aplicación de las pruebas de auditoría, deberá obtener evidencia en relación con las afirmaciones de la Dirección contenidas en las cuentas anuales u otros estados o documentos contables auditados.

 

4. El párrafo 2.5.23 de las normas técnicas sobre ejecución del trabajo, indica que la evidencia de auditoría se obtiene a través de pruebas de cumplimiento y substantivas, estableciendo como uno de los métodos para su obtención, en el apartado d), las "Confirmaciones".

 

5. El párrafo 2.5.28 de las Normas Técnicas sobre ejecución del trabajo, establece que las confirmaciones consisten en obtener corroboración, normalmente por escrito, de una información contenida en los registros contables, así como la "Carta con las Manifestaciones de la Dirección" del cliente.

 

6. No obstante, hay que tener presente, que las manifestaciones de la dirección, con carácter general, no son sustitutivas de los procedimientos normales aplicados por los auditores para la obtención de la evidencia necesaria y suficiente que soporte razonablemente su opinión técnica.

 

7. La fiabilidad de la evidencia está en relación con la fuente de la que se obtenga ‑ interna o externa ‑ y de su naturaleza ‑ visual, documental u oral ‑. Aunque la fiabilidad depende de las circunstancias en las que se obtiene, pueden utilizarse las siguientes consideraciones al evaluarla:

 

-  La evidencia externa (por ejemplo, las confirmaciones recibidas de terceros) es más fiable que la interna.

-  La evidencia interna será tanto más fiable cuanto más satisfactorio sean los controles internos relacionados con ella.

 

-  La evidencia obtenida por el propio auditor es más fiable que la obtenida por la empresa.

 

-  La evidencia en forma de documentos y nanifestaciones escritas es más fiable que a procedente de declaraciones orales.

 

8. Asimismo, en determinadas normas técnicas de auditoría, referidas a Informes Especiales, se contempla como un procedimiento de auditoría la solicitud a la dirección de la entidad auditada de una carta de manifestaciones sobre determinados aspectos del trabajo a realizar. Así, por ejemplo:

 

a) Norma Técnica de elaboración del Informe Especial en el supuesto establecido en el artículo 292 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas.

b) Norma Técnica de elaboración del Informe Especial sobre Exclusión del Derecho de Suscripción Preferente en el supuesto del artículo 159 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas.

 

c) Norma Técnica de elaboración del Informe Especial en los supuestos establecidos en los artículos 64, 147, 149 y 225 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas.

 

d) Norma Técnica de elaboración del Informe Especial sobre Aumento de Capital por Compensación de Créditos, supuesto previsto en el artículo 156 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas.

 

e) Norma Técnica sobre el Informe Especial requerido por la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 30 de septiembre de 1992 por la que se modifica la de 18 de enero de 1991, sobre información pública periódica de las Entidades emisoras de valores admitidos a negociación en Bolsas de Valores.

 

II.  FINALIDAD DE LA “CARTA DE MANIFESTACIONES DE LA DIRECCION”.

 

9. Los objetivos más importantes de la obtención de la "Carta de Manifestaciones de la Dirección de la Entidad", por parte del auditor de cuentas, son:

 

a) Proporcionar al auditor una medida adicional de la confianza que le merecen la Dirección de la Entidad y sus empleados. Dicha confianza es un importante factor integrante del riesgo de auditoría, constituido por la posibilidad inherente a la actividad de la entidad de que existan errores de importancia en el proceso contable del. cual se obtienen las cuentas anuales.

 

b) Proporcionar al auditor documentación escrita respecto a ciertas explicaciones verbales de aspectos significativos relacionados directa o indirectamente con las cuentas anuales.

 

c) Proporcionar al auditor documentación escrita y explicaciones adicionales sobre el sistema de control interno, así como ciertos aspectos importantes que están relacionados directa o indirectamente con las cuentas anuales.

 

d) Proporcionar información al auditor que le permita confirmar que el alcance de su examen ha sido adecuado, de manera que cualquier manifestación contradictoria con la evidencia obtenida en la ejecución de su trabajo requerirá la realización de investigaciones adicionales.

 

III. OBJETO DE LA NORMA Y ÁMBITO DE APLICACION.

 

10. El objeto de esta norma técnica es:

 

a) Establecer los criterios a seguir por el auditor en relación con la solicitud a la Dirección de la Entidad, como procedimiento de auditoría, de la "Carta de Manifestaciones de la Dirección" u otras manifestaciones de la misma que se consideren oportunas.

 

b) Determinar el contenido que normalmente debe tener dicha Carta.

 

c) Orientar sobre la forma en que deben documentarse las distintas manifestaciones realizadas por la dirección de la entidad.

 

d) Precisar cuál debe ser su evaluación como evidencia de auditoría y los posibles efectos en el informe motivados por la negativa de la dirección a entregarla.

 

e) Proporcionar un modelo que pueda servir de guía orientativa.

 

11. El requerimiento de la "Carta de Manifestaciones de la Dirección" y lo dispuesto en esta norma técnica serán obligatorios para cualquier trabajo de auditoría de cuentas (cuentas anuales, consolidadas, y revisión y verificación de otros estados o documentos contables) que tenga tal consideración de acuerdo con lo previsto en el artículo 1 de la Ley 19/1988 de Auditoría de Cuentas.

 

IV. CONTENIDO DE LA "CARTA DE MANIFESTACIONES DE LA DIRECCION DE LA ENTIDAD”.

 

12. El contenido de la "Carta de Manifestaciones de la Dirección" vendrá determinado por la naturaleza de¡ trabajo a realizar y por las circunstancias concretas encontradas en el desarrollo de¡ mismo. No obstante, resulta conveniente establecer el contenido que, con carácter general, debe incluirse en ésta, aunque el auditor, en función del tipo de encargo y de las circunstancias particulares existentes en el desarrollo de cada trabajo, pueda decidir su adaptación, documentando en ese caso en sus papeles de trabajo las razones de tal decisión.

 

El contenido de 1a Carta de Manifestaciones de la Dirección" en trabajos referidos a auditoría de cuentas anuales, con carácter general, debe incluir los siguientes aspectos:

 

1) Reconocimiento, por parte de la Dirección de  la Entidad, de su responsabilidad sobre la formulación de las cuentas anuales conforme a la legislación vigente.

 

2) Que las cuentas anuales han sido obtenidas de los registros de contabilidad de la entidad, las cuales reflejan la totalidad de sus transacciones y de sus activos y pasivos, mostrando la imagen fiel de su situación financiero ‑ patrimonial en una fecha determinada, así como los resultados de sus operaciones y los cambios habidos en su situación financiera durante el ejercicio, de conformidad con principios y normas de contabilidad generalmente aceptados aplicados uniformemente.

 

3) Que las cuentas anuales están libres de errores  u omisiones significativos.

 

4) Información relativa a hechos posteriores, o a  que no ha ocurrido ningún hecho posterior ni se ha descubierto ninguna información que pudiera afectar significativamente a las cuentas anuales auditadas y que no estén reflejadas en aquellas, desde la fecha de cierre y hasta* la fecha de la "Carta de Manifestaciones".

 

Que los saldos y transacciones con Empresas del Grupo, Multigrupo y Asociadas se desglosan en la memoria, y que no se han efectuado otras transacciones con personas físicas o jurídicas vinculadas con la Entidad.

 

6) Que los únicos compromisos, contingencias y responsabilidades a la fecha de cierre son los reflejados en las cuentas anuales, habiendo informado al auditor de todos ellos, así como de la identidad de todos sus asesores legales.

 

7) Que las operaciones con terceros se han llevado a cabo de una forma independiente y en libre competencia.

 

8)  Indicación de que no conocen la existencia de irregularidades importantes en los que hubiera estado implicado algún miembro de la entidad.

 

9) Que no existen incumplimientos o posibles incumplimientos de la normativa aplicable, (sectorial, mercantil, tributaría, etc ... ), cuyos efectos deban ser considerados en las cuentas anuales o puedan servir de base para contabilizar pérdidas o estimar contingencias.

 

10) Que, de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley de Auditoría de Cuentas, se ha facilitado al auditor el acceso a toda la documentación y los registros contables de la Sociedad, a todos los contratos y acuerdos, incluyendo las actas del Consejo de Administración, de la Junta General u otros Comités, así como a cuanta información hubiera sido solicitada por el auditor para realizar su trabajo, explicitando, además, la naturaleza de las limitaciones al alcance que se hayan puesto de manifiesto durante su realización.

 

11) Que no existen incumplimientos contractuales con terceros de los que puedan derivarse responsabilidades y contingencias que afecten de manera significativa a las cuentas anuales, distintos a los ya recogidos en éstas.

 

12) Que la entidad está en posesión de los títulos de propiedad adecuados de todos los bienes activos contabilizados, los cuales están libres de gravámenes e hipotecas (salvo los indicados en la memoria).

 

13) Que no existen activos valorados a importes superiores a sus valores netos de realización, salvo que la normativa contable que le resulte de aplicación permita tal posibilidad.

 

14) Que los saldos de las cuentas de inmovilizado material no incluyen valor alguno de bienes que debieran haberse dado de baja o estuvieran fuera de uso.

 

15) Que no existe proyecto alguno que pudiera alterar significativamente el valor contabilizado de los elementos de activo y pasivo (por ejemplo, abandono de una unidad de producción o de una actividad de la empresa).

 

16) Que no existen operaciones con instituciones financieras que supongan una restricción a la libre disposición de saldos en efectivo, líneas de crédito, etc. (salvo aquellas que figuran descritas en la memoria).

 

17) Que no existen despidos en curso ni proyecto de efectuarlos, de los que se pudieran derivar el pago de indemnizaciones de importancia al amparo de la legislación vigente, distintas a los ya incluidos en las cuentas anuales. Por esta razón, no se estima preciso efectuar provisión adicional alguna por este concepto.

 

18) Que no existen compromisos de complementos a las pensiones de los que puedan derivarse obligaciones futuras, salvo los indicados en la memoria.

 

19) Información sobre cualquier comunicación  recibida de los organismos reguladores y supervisores correspondientes al sector de la actividad desarrollada por la entidad.

 

20) Que, en relación a los miembros de¡ Organo de Administración, las cuentas anuales incluyen toda la información exigida por la normativa de aplicación referente a:

 

-  El importe de los sueldos, dietas y remuneraciones de cualquier clase, devengados en el curso de¡ ejercicio, y cualquiera que sea su causa. Por ejemplo: la concesión de una opción sobre acciones de la entidad.

 

-  El importe de los anticipos y créditos concedidos, así como el tipo de interés y características esenciales de los mismos.

 

-  El importe de las obligaciones contraidas en materia de pensiones y seguros de vida.

 

-  Las operaciones en las que exista algún tipo de garantía asumida por la entidad.

 

13. Asimismo y dependiendo de las circunstancias particulares de cada encargo, el auditor podrá decidir incluir de manera adicional, confirmación sobre ciertos aspectos significativos relacionados con las cuentas anuales.

 

14. En el caso de auditoría de cuentas anuales consolidadas el auditor habrá de considerar, además de los aspectos relacionados en el punto 12 anterior, aquellos propios de la formulación de cuentas anuales consolidadas de grupos de sociedades entre otros, y a título de ejemplo, los siguientes:

 

- Confirmación de que en la formulación de las cuentas consolidadas se ha incluido la información referente a todas las sociedades del grupo, multigrupo y asociadas que corresponden de acuerdo con la normativa contable que resulte de aplicación.

 

- Confirmación de la información que se menciona en el apartado 12.20 anterior, en relación a los miembros del órgano de administración de la sociedad dominante, referida tanto a la que provenga de dicha sociedad dominante como a la de todas las demás sociedades de¡ grupo, multigrupo y asociadas.

 

- Confirmación de la metodología y criterios utilizados que justifican el importe contabilizado como fondo de comercio y su plan de amortización.

 

15. En aquellos otros trabajos de revisión y verificación contable, diferentes a una auditoría de cuentas anuales, el auditor adaptará su contenido a la naturaleza del encargo a realizar y a las circunstancias específicas del trabajo de verificación efectuado.

 

16. Asimismo, en ciertas circunstancias y de manera excepcional, en el transcurso de la realización de un trabajo, el auditor puede considerar conveniente requerir otras manifestaciones concretas por escrito de la dirección de la Entidad o de otras personas relacionadas con aquella, sobre aspectos puntuales del trabajo que se esté realizando y que las estime necesarias para completar sus procedimientos de auditoría. En este caso el contenido de dicha carta debe limitarse únicamente a dichos aspectos puntuales.

 

V. LAS DECLARACIONES DE LA DIRECCIÓN  COMO EVIDENCIA DE AUDITORIA.

 

17. Con carácter general, el auditor debe aplicar procedimientos de auditoría diseñados específicamente para obtener evidencia de la información contenida en las cuentas anuales u otros documentos contables, con independencia de que también sean confirmados por la Dirección en la "Carta de Manifestaciones".

 

Por ejemplo, el auditor aplica procedimientos de auditoría para obtener evidencia respecto a las transacciones entre partes relacionadas y, aunque los resultados de la prueba sean satisfactorios y las notas de la memoria incluyan la información adecuada, el auditor puede considerar conveniente que la dirección de la Entidad le manifieste por escrito que no tiene conocimiento de ninguna otra transacción de esta naturaleza que afecte a las cuentas anuales examinadas.

 

18. No obstante, existen ocasiones en las que la "Carta de Manifestaciones de la Dirección" puede ser el único procedimiento aplicable por el auditor para obtener evidencia sobre ciertos asuntos. Por ejemplo, si los administradores de la Entidad deciden cerrar la línea de producción de un artículo, puede que la "Carta de Manifestaciones" sea el único procedimiento que el auditor pueda aplicar para obtener evidencia o corroboración de esta circunstancia.

 

19. En todo caso, la obtención de la "Carta de Manifestaciones de la Dirección de la Entidad" no cambia ni sustituye la aplicación de aquellos procedimientos de auditoría necesarios que soporten razonablemente la opinión del auditor sobre las cuentas anuales examinadas.

20. Si una declaración procedente de la dirección se contradice con otra evidencia, el auditor debe investigar las circunstancias y, cuando sea necesario, reconsiderar la fiabilidad de otras manifestaciones hechas por la dirección.

 

VI. DOCUMENTACIÓN DE LAS DECLARACIO NES DE LA DIRECCION.

 

El auditor deberá incluir en sus papeles de trabajo la carta de Manifestaciones" firmada por la Dirección, así como, en su caso, cualquier otro tipo de declaraciones escritas que se hubieran realizado por la dirección de la entidad al auditor y los documentos en los que se reflejen las conversaciones mantenidas con aquélla.

 

VII. EFECTO EN EL INFORME DEL AUDITOR DE LA  NEGATIVA DE LA DIRECCION A ENTREGAR LA "CARTA DE MANIFESTACIONES".

 

22. La negativa de la Dirección de la Entidad a entregar firmada la "Carta de Manifestaciones", solicitada por el auditor conforme a los criterios incluidos en esta norma técnica, constituye una limitación en el alcance de su examen impuesta por la entidad.

 

En esta situación, el auditor deberá evaluar las causas e importancia de tal limitación y los efectos que estas circunstancias pudieran tener en la emisión de su opinión técnica. No obstante, dicha limitación pudiera llevar a emitir un informe con opinión denegada.

 

23. Cuando la Dirección de la entidad se niegue a confirmar algunos de los puntos contenidos en la Carta de Manifestaciones, el auditor valorará las causas de dicha negativa y el efecto que tal limitación pudiera tener en su opinión.

 

VIII. FECHA Y FIRMA DE LA "CARTA DE MANI FESTACIONES DE LA DIRECCION DE LA ENTIDAD.

 

24. La "Carta de Manifestaciones de la Dirección de la Entidad" deberá tener la misma fecha que el informe de auditoría. No obstante, en el caso de que se produjeran hechos posteriores a la fecha de emisión del informe de auditoría y antes de su entrega que, de acuerdo con lo previsto en el apartado 3.4.2 de las Normas Técnicas de Auditoría, publicadas por Resolución de 19 de enero de 1991, originase una modificación de la fecha original de¡ informe de¡ auditor, deberá procederse a una actualización o escrito adicional de confirmación de tales hechos por la Dirección de la Entidad.

 

25. La "Carta de Manifestaciones" deberá ser firmada, al menos, por algún miembro de¡ órgano de Administración de la entidad auditada con competencia para ello.

 

En determinadas circunstancias, el auditor puede considerar necesario obtener cartas de declaraciones procedentes de otros miembros de la gerencia. Por ejemplo, una declaración escrita, emitida por los responsables respectivos, acerca de las actas de juntas de accionistas, consejo de administración y de los comités directivos.

 

 

Modelo de "Carta de Manifestaciones" en relación con la Auditoría de Cuentas Anuales

 

Sr./es. AUDITORES XYZ.

 

....................................

..................................

....................,  ......de .................de 200x

 

 

 

En relación con el examen que están realizando de las Cuentas Anuales de esta Entidad, correspondientes al ejercicio terminado el (día, mes y año), por la presente les manifestamos que, según nuestro leal saber y entender:

 

1) Los miembros de¡ Consejo de Administración (o de la Dirección), de la Entidad somos los responsables de la formulación de las Cuentas Anuales en la forma y los plazos establecidos en la normativa vigente.

 

2) Las Cuentas Anuales han sido obtenidas de los registros de contabilidad de la Entidad, las cuales reflejan la totalidad de sus transacciones y de sus activos y pasivos, mostrando la imagen fiel de su situación financiero ‑ patrimonial al (día, mes y año), así como el resultado de sus operaciones y los cambios habidos en su situación financiera durante el ejercicio 19xx, (o ejercicios si procede), de conformidad con los principios y normas contables generalmente aceptados, aplicados uniformemente.

 

3) No se ha limitado al auditor el acceso a todos los registros contables, contratos, acuerdos y documentación complementaria e información que nos ha sido solicitada y les hemos facilitado todas las actas del Consejo de Administración, de las Juntas de Accionistas y otros comités para el período comprendido entre el comienzo del ejercicio sujeto a la auditoría y el día de la fecha, de las que adjuntamos relación preparada por el Secretario del Consejo.

 

4) No tenemos conocimiento de incumplimientos o posibles incumplimientos de la normativa legal de aplicación a la Sociedad, cuyos efectos deban ser considerados en las cuentas anuales o puedan servir de base para contabilizar pérdidas o estimar contingencias.

 

5) No tenemos conocimiento de la existencia de errores e irregularidades significativas que afecten a las cuentas anuales, así como de la existencia de ninguna irregularidad que haya afectado al control interno, ni de situaciones de este tipo que hubiera estado implicada la Dirección de la entidad.

 

6) Los únicos compromisos, contingencias y responsabilidades a la fecha de cierre son los reflejados en las Cuentas Anuales.

 

7) La Entidad no tenía, ni tiene en proyecto, ninguna decisión que pudiera alterar significativamente el valor contabilizado de los elementos de activo y de pasivo, que tengan un efecto en el patrimonio.

 

8) Entre el día de la formulación de las Cuentas Anuales y la fecha de esta carta, no ha ocurrido ningún hecho, ni se ha puesto de manifiesto ningún aspecto que pudiera afectar, significativamente, a las Cuentas Anuales y que no esté reflejado en las mismas.

 

 

9) La Entidad no tenía, ni tiene en este momento despidos en curso, ni necesidad o proyecto de efectuarlos, de los que pudieran derivarse pagos por indemnizaciones de importancia, al amparo de la legislación vigente, que no estén ya reflejadas en las cuentas anuales. Por esta razón, no se estima preciso efectuar provisión adicional alguna por este concepto.

 

10) La Entidad tiene título de propiedad adecuado de todos los bienes activos contabilizados, los cuales están libres de gravámenes e hipotecas, salvo los indicados en la memoria.

 

11) Se espera que todos los elementos del activo circulante puedan ser utilizados en el curso normal del negocio, o enajenados y cobrados al menos por la cuantía neta con que figuran en el balance.

 

12) La Entidad no tenía, ni tiene, operaciones con instituciones financieras que supongan una restricción a la libre disposición de saldos en efectivo, u otros activos o pasivos financieros, salvo aquellas que figuran en la Memoria.

 

13) Se ha realizado provisión adecuada para todos los impuestos, tanto de ámbito local como estatal. Por otra parte, no esperamos que al inspeccionarse los ejercicios abiertos el importe de las eventuales liquidaciones adicionales modifique, substancial mente, las provisiones existentes para tal fin en las Cuentas Anuales.

 

14) Todos los saldos y transacciones con entidades de¡ grupo y asociadas están desglosados en la Memoria, no habiendo efectuado otras transacciones con personas físicas o jurídicas vinculadas a la Sociedad.

 

15) La Sociedad no tiene compromisos por pensiones o prestaciones laborales similares de los que puedan derivarse ‑ obligaciones futuras, adicionales a las indicadas en las Cuentas Anuales.

 

16) La Sociedad ha llevado a cabo todas sus operaciones con terceros de una forma independiente realizando sus operaciones en condiciones normales de mercado y en libre competencia.

 

17) Cuando fuera aplicable, el informe de gestión contiene toda la información requerida por la legislación vigente.

 

18) Se ha incluido en la memoria de las cuentas anuales la información correspondiente a todas la retribuciones, anticipos, créditos, seguros de vida, planes de pensiones, garantías, etc, relativas a los miembros de¡ órgano de administración, tal y como exige la normativa contable que le es de aplicación.

 

Sr/a:                                                                                      Sr/a:

Cargo en la Entidad                                                  Cargo en la Entidad

 

 

 

NOTA: En el supuesto de que algunos de los puntos anteriores no fueran de aplicación en los términos de la redacción propuesta en este modelo, se deberá adaptar la redacción a la situación particular de cada caso.

 

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