INMOVILIZADO MATERIAL

GENERALIDADES

Nos referimos al examen del epígrafe B.III del Activo del Balance, y comprende todos los bienes propiedad de la empresa, que integran el activo fijo tangible de acuerdo con los conceptos señalados en el Plan General de Contabilidad.

Alcance y limitaciones

Nos referimos al examen de los activos que tienen como propósito el de ser utilizados por la empresa, ya sea para la producción de artículos para su venta o para la prestación de servicios y por lo tanto no se refiere a aquellas inversiones que no obstante tener la naturaleza de estos bienes, se registran directamente en los resultados del ejercicio por su mínima importancia, o su mínimo valor individual.

La mayor porte de los procedimientos de auditoría que señalamos son aplicables a otras industrias especializadas como la extractiva, sin embargo, no se hace mención específica a los problemas peculiares de este tipo de industrias.

Nos referimos a los procedimientos de auditoría aplicables a comprobar el costo histórico de adquisición de estos activos y su depreciación, pero no incluye los procedimientos de revisión aplicables a comprobar la actualización de su valor.

Objetivo los procedimientos

Procedimientos de auditoría, que señalamos  para el examen de los terrenos y bienes naturales, construcciones, instalaciones técnicas, maquinaria, utillaje, otras instalaciones mobiliario, equipos para procesos de información, elementos de transporte y otro inmovilizado material.

Objetivo

Los objetivos de los procedimientos de auditoría del inmovilizado material son los siguientes:

a) Comprobar que existan y estén en uso.

En virtud de que normalmente el importe de estas inversiones es de consideración, debe haber seguridad de que los bienes existan y que estén en uso;

b) Verificar que sean propiedad de la empresa

La comprobación física no es suficiente, la complementaremos con la inspección de la documentación que la ampare (escrituras públicas, contratos de obra, contratos de compraventa, facturas, contratos de arrendamiento financiero, etc.);

c) Verificar su correcta valoración.

Verificaremos que hayan sido registrados al costo, y que la empresa haya adoptado un método de amortización adecuado.

Observaremos el cumplimiento de las reglas de valoración señaladas en el Plan General de Contabilidad (Normas 2 ª  y  3ª de la parte 5ª);

d) Comprobaremos que el cálculo de amortización se haya hecho de acuerdo con métodos aceptados y bases razonables.

Esta comprobación nos permite verificar que exista una aplicación razonable del costo de los bienes a los resultados del ejercicio, tomando como base la vida probable de los activos de acuerdo con estudios técnicos;

e) Comprobaremos que haya consistencia en el método de valoración y el cálculo de la amortización.

Para que la información financiera sea comparable con otros ejercicios, comprobaremos la aplicación consistente de los métodos de capitalización y valoración seleccionados así como el cálculo de la amortización;

f) Determinaremos los gravámenes y/o cargas que existan.

 Los elementos patrimoniales tangibles, muebles o inmuebles, pueden estar otorgados en garantía de préstamos hipotecarios y otros, situación que deberá determinarse y revelarse adecuadamente, ya que limitan su disposición;

g) Comprobar su adecuada presentación y revelación en las cuentas anuales.

En virtud de que este epígrafe involucra activos de distinta naturaleza y que normalmente constituyen una de las partidas mas importantes en el balance, verificaremos su revelación adecuada en el Balance o en la memoria, conforme requiere el punto 7º de su contenido según el P.G.C.

Control interno

Revisaremos, estudiaremos y evaluaremos la efectividad del control interno dirigiéndonos principalmente a los siguientes aspectos:

 a)  Aprobación por parte de la administración para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.

Debe existir una autorización formal para efectuar una inversión, venta, retiro, etc. de esta clase de activos. Esta autorización requiere un estudio previo o plan general dentro de la empresa, para determinar si la compañía necesita hacer el desembolso, venta, etc. La decisión o autorización deberá emanar del órgano de administración adecuado, pudiendo llegar hasta los accionistas;

b) Segregación adecuada de las funciones de adquisición, venta, custodia y registro.

La segregación de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transacción, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones. Esta segregación también propicia una vigilancia permanente entre los departamentos o personas involucradas en una misma transacción;

c) Que existan procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuada­mente los bienes adquiridos.

Una vez aprobada la compra de los activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se hayan recibido del proveedor seleccionado, que coincidan con las especificaciones aprobadas, que se adquieran de acuerdo con lo presupuestado, y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus características generales;

d)  Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservación y reparaciones.

Uno de los problemas relacionados con el registro de los activos fijos radica en distinguir las inversiones de las obras de mera conservación. Para evitar cualquier confusión al respecto es necesario establecer políticas definidas por la dirección o la gerencia y preferentemente que consten por escrito;

e) Revisión periódica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente las terminadas.

Con objeto de registrar en su momento las partidas que representen unidades terminadas, estableceremos un sistema que permita conocer cuándo se terminan las obras, a fin de iniciar los cargos a resultados de las depreciaciones y amortizaciones;

f)  Comprobación periódica de la existencia y condiciones físicas de los bienes     registrados.

Efectuaremos inspecciones físicas de los bienes, en forma rotativa, con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso. Las excepciones deberán ser motivo de investigación y ajuste en la contabilidad;

g) Información automática al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja.

La compañía debe tener definidos los procedimientos necesarios para informar al departamento de contabilidad de los activos destruidos o retirados, para asegurar el registro oportuno de estas bajas;

h) Registro de activos en cuentas que representen grupos homogéneos, en atención a su naturaleza y tasa de depreciación.

Esta agrupación tiene por objeto facilitar el cálculo de la depreciación y mantener registro contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentación en las cuentas anuales de la empresa;

i)  Existencia de registros individuales que permitan la identificación y localización de los bienes.

Es necesario el mantener control de los activos fijos mediante registros individuales que den a conocer su código de identificación, su descripción, su costo, su localización, la fecha de adquisición o construcción y la tasa de depreciación, etc.;

j) Compararemos periódicamente de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

Con el propósito de asegurar la corrección de la cifra total de este epígrafe, verificaremos la igualdad entre el saldo de la cuenta de mayor y la suma de registros auxiliares;

k) Adecuada protección de los bienes de la empresa, incluyendo su aseguramiento.

Este es uno de los objetivos fundamentales del control interno y se logra por medio de la implantación de sistemas preventivos y de vigilancia para evitar pérdidas por siniestros o bien por descuidos o fraudes, y que requieran la contratación adecuada de pólizas de seguro con la asesoría de peritos calificados.

Procedimientos recomendados

01 Examinaremos la documentación, escritura o título de propiedad y la autorización que amparen las adquisiciones y comprobación del cumplimiento con las reglas que distingan las adiciones de los gastos de conservación y reparación.

Las adquisiciones de activo fijo se originan generalmente por compra directa, por donación, por fusión, por aportaciones de capital, o bien por construcciones o instalaciones efectuadas por la propia compañía.

La revisión de los documentos debe abarcar la autorización escrita para la adquisición, la inspección de la factura original o título de propiedad y de los demás conceptos que integran el costo M activo. En el caso de importaciones se revisará documento único aduanero (DUA).

Por lo que se refiere a terrenos y edificios adquiridos, el auditor deberá remitirse a las escrituras, actas de juntas de accionistas y de juntas del consejo de administración, así como la correspondencia relacionada con la adquisición de esos bienes, para comprobar la propiedad de los mismos.

El auditor no es responsable de comprobar la validez legal de los títulos que amparan la propiedad. Sin embargo, deberá cerciorarse de su autenticidad mediante los procedimientos descritos en los párrafos precedentes. Adicionalmente en los casos en que se considere necesario, tratándose de inmuebles, deberá recurrir al Registro Público de la Propiedad para constatar su inscripción así como para conocer los gravámenes que pudiesen existir.

Las adquisiciones de bienes por fusiones o por aportaciones de capital deben ser com probadas mediante la inspección de las escrituras correspondientes, de las actas de juntas de accionistas o de consejo de administración en que hayan sido aprobadas, de contratos que se hayan celebrado sobre el particular y mediante la apreciación de la base de valoración efectuada, cuidando desde luego que se hayan satisfecho los requisitos legales y fiscales que correspondan.

En el caso de construcciones o instalaciones realizadas por la empresa, se revisarán los conceptos de las órdenes de construcción, con objeto de juzgar si los cargos son adecuados. Los procedimientos de auditoría aplicables en estos casos estarán orientados a:

1.  Comprobar las adquisiciones de los materiales utilizados en la construcción. Esta comprobación puede hacerse en combinación a la revisión de inventarios.

2.‑ Comprobar los cargos por mano de obra. Este procedimiento podrá hacerse en combinación con la revisión de nóminas.

3.‑ Comprobar la adecuada asignación de los gastos indirectos.

4.‑ Comprobar la aplicación de otros costos incurridos, como puede ser el caso de los intereses capitalizados durante el período de construcción.

5.‑  Comparar los gastos reales con los aprobados y discutir y obtener, de los empleados de la empresa las aclaraciones sobre las diferencias importantes.

En relación a los procedimientos indicados anteriormente, el auditor deberá cerciorarse que no se hayan capitalizado gastos que deban considerarse como gastos de conservación y reparación de conformidad con principios de contabilidad.

02 Al examinar las adquisiciones investigar si representan reposiciones y comprobar que los bienes substituidos fueron dados de baja.

Con base a las adiciones analizadas investigar si éstas corresponden a reposiciones en cuyo caso se procederá a verificar que las bajas relativas estén apropiadamente contabilizadas.

Al hacer la inspección a la fábrica o almacén se deben tener presentes las partidas que según los registros han sido dadas de baja, de que el estado en que se encuentran ya no permite su aprovechamiento, además de que el auditor se cerciore de los criterios de valoración de los activos vendibles.

03   Inspección física para comprobar que los bienes adquiridos existan y estén en uso

La inspección física deberá abarcar las adquisiciones nuevas, así como las de años anteriores, cerciorándose que están en uso para los fines de la empresa. También el auditor debe investigar algunas unidades para hacer una comprobación cruzada de que el costo correspondiente ha sido contabilizado.

04 Revisar que las partidas en proceso se encuentren aún sin concluir y no estén siendo utilizadas.

Es aconsejable hacer una inspección de las obras o instalaciones con el objeto de verificar que las mismas efectivamente se encuentren en proceso y que no se están utilizando aunque sea parcialmente.

05 Comprobar que la utilidad o pérdida resultante de ventas o retiros de activos, haya sido correctamente registrada y se haya cancelado la amortización acumulada correspondiente.

La comprobación implica el examinar la autorización de la baja y su precio autorizado de venta, así como los cálculos de la depreciación para determinar la utilidad o pérdida resultante, vigilando que tanto el costo como la depreciación estén cancelados correctamente.

A fin de cerciorarse que todas las bajas de activo fijo estén registradas, es aconsejable investigar con el personal adecuado de la empresa sobre posibles movimientos importantes que físicamente hayan ocurrido en el activo fijo para verificar que se hayan registrado.

06 Comprobar que, si se efectúan recuentos periódicos de los bienes de activo,las bajas detectadas hayan sido ajustadas.

Esta comprobación se obtiene mediante la revisión de los papeles de trabajo preparados por la empresa.

07  Comprobar que las cuentas de herramientas y útiles se han manejado de acuerdo con políticas contables adecuadas.

El auditor deberá cerciorarse que las políticas contables que aplique la empresa sean razonables y consistentes de conformidad con las prácticas de contabilidad que a este respecto se menionan en el Plan General de Contabilidad.

08 Revisar los cálculos de la amortización, su correcto registro y el movimiento de las cuentas respectivas.

Dependiendo del método de amortización que use la empresa, deberá comprobarse el cálculo de la amortización. Normalmente procederá efectuar cálculos globales (partiendo de saldos iniciales de los activos, saldos finales, promedio de saldos, unidades producidas, etc.). En caso de que no sea posible efectuar cálculos globales, podrá verificarse la amortización mediante pruebas selectivas de los cálculos individuales en los registros de la empresa.

Por lo que se refiere al movimiento en las cuentas en que se registra la amortización acumulada, se deberá comprobar que los cargos correspondan a partidas dadas de baja, las cuales debieron ser comprobadas a través de la revisión de las bajas. En cuanto a los créditos, éstos deberán coincidir con los cargos a resultados y deberá investigar cualquier crédito adicional que no corresponda al movimiento de la amortización de¡ ejercicio.

Se debe tener especial cuidado en excluir las partidas totalmente depreciadas.

09 Revisar que los métodos de valoración y amortización hayan sido aplicados consistentemente.

El auditor deberá cerciorarse de la aplicación consistente en los métodos de valoración de los activos y en el cálculo de la amortización, mediante la investigación de los métodos adoptados en el año anterior.

El auditor deberá cerciorarse que la compañía se haya ceñido consistentemente a sus políticas de contabilización y capitalización de activos fijos y de gastos por gastos de mera conservación y reparación y que dicha política esté de acuerdo a los principios de contabilidad.

10 Revisar los cargos a resultados por mantenimiento para comprobar que no incluyan partidas de activo.

El auditor deberá cerciorarse mediante el análisis de las cuentas de gastos de conservación y reparación que no se hayan cargado a resultados de¡ período, partidas que debieran capitalizarse.

11 Comprobar que los bienes estén adecuadamente protegidos y asegurados.

Al revisar los seguros contratados y la cobertura correspondiente, el auditor debe comprobar que la empresa está asesorada adecuadamente por profesionales independientes.

12 investigación de gravámenes.

Investigar la existencia de gravámenes y restricciones a la disponibilidad de los activos fijos.

Esta investigación está relacionada con los procedimientos de auditoría aplicables a otras áreas como son: las confirmaciones bancarias, la revisión de contratos, el examen de pasivos, el examen de actas de consejo, etc. El auditor deberá verificar la revelación adecuada de los gravámenes y restricciones existentes.

13 Comprobar la adecuada presentación y revelación de las cuentas anuales.

El auditor debe cerciorarse que en las cuentas anuales los elementos patrimoniales tangibles se presenten de conformidad con principios de contabilidad y se efectúen las revelaciones que señalan los mismos.

Auditorías iniciales

En los casos de una primera auditoría, el auditor debe extender su revisión a ejercicios anteriores, en cuanto al examen de la documentación comprobatoria, métodos de valoración y amortización, inspección física y criterios o políticas de capitalización.

Cuando las cuentas anuales del año o años anteriores hayan sido examinados por otro auditor, se deberá dar consideración al grado en que pueda descansar en los papeles de trabajo del otro auditor.

INMOVILIZADO INMATERIAL

GENERALIDADES

Esta guía se refiere al examen del epígrafe B.II del Activo del Balance, según el Plan General de Contabilidad, y comprende, los activos inmateriales o intangibles que representan desembolsos de los cuales se espera que las empresas reciban ingresos en ejercicios futuros al que se incurren, siendo dicho período de aplicación, frecuentemente de naturaleza subjetiva.

Alcance

Esta guía se refiere al examen de activos intangibles de naturaleza no circulante que, sin ser materiales o corpóreos, son aprovechables por la entidad en un futuro.

Objetivo de la guía

Esta guía se refiere a los procedimientos de auditoría aplicables al examen de los activos considerados inmateriales o intangibles, por el Plan General de Contabilidad, es decir, elementos patrimoniales intangibles constituidos por derechos susceptibles de valoración económica.

Objetivo

Los objetivos de los procedimientos de auditoría en este epígrafe son los siguientes:

a) Determinar que se trata de desembolsos de las que se derivarán ingresos en ejercicios futuros.

Es necesario que existan bases que soporten los argumentos por los cuales se considera que los activos intangibles producirán ingresos futuros. También deberá observarse que estos activos no incluyan desembolsos que debieron registrarse como partidas de gastos.

b) Cerciorarse que haya consistencia en la política de capitalización.

c) Valorar la razonabilidad del período de su aplicación a los resultados.

Aun cuando el término de amortización de los activos intangibles es esencialmente subjetivo, deberán existir bases razonables para soportara la determinación del período.

d) Comprobar su correcta valoración.

e) Comprobar su adecuada presentación y revelación en las Cuentas Anuales.

Control interno

La revisión, estudio y valoración de la efectividad del control interno deberá dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:

a) Aprobación por parte de la administración para efectuar desembolsos por estos conceptos.

Debido a que la capitalización de los activos intangibles puede hacerse cuando hayan sido comprados, desarrollados internamente o adquiridos en cualquier otra forma, un buen sistema de control interno debe establecer la necesidad de que las desembolsos de esta naturaleza sean previamente autorizadas por los empleados de la empresa, o bien, por el Consejo de Administración, dependiendo esto de la importancia de las partidas. De la misma manera, esta inversión debe estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su justificación.

b) Existencia de políticas definidas de capitalización.

Dentro de las políticas contables de la empresa, las cuales generalmente se incluyen en un manual de procedimientos, deberá existir una sección en la que se definan las características de los desembolsos que califican para ser capitalizados.

c) Existencia de registros que permitan identificar el origen de los desembolsos, y las bases para su aplicación a resultados.

d) Revisión periódica de la vigencia de los ingresos futuros.

Las características de los activos intangibles los hacen vulnerables a perder su valor al dejar de tener capacidad para aportar ingresos a las operaciones futuras. También, las condiciones que hicieron que a un intangible se le reconociera un valor como activo, puede cambiar por situaciones ajenas a la empresa, como pueden ser cambios en el mercado de productos, nuevos desarrollos tecnológicos, etc. Debido a lo anterior, es necesario que periódicamente se revise, por parte de la empresa, la vigencia de los ingresos futuros que permitan hacer las aplicaciones a resultados que correspondan en forma oportuna.

Procedimientos recomendados

01 Inspección documental. Examen de los documentos originales que amparen los desembolsos capitalizadas y comprobación de su autorización.

El examen de la documentación original, a nombre de la empresa, proporciona al auditor la evidencia de la propiedad de estos activos, su naturaleza y características y que, en el caso de cierto tipo de activos intangibles como las patentes, licencias y marcas, éstas estén registradas legalmente y en vigor el derecho de usarlas. Cuando existan ventas o bajas de estos activos, también deberá examinarse la documentación relativa, conocer las causas, comprobar que hayan sido apropiadamente autorizadas y su adecuado registro para reflejar el beneficio o pérdida resultante. En las notas de la Memoria será necesario revelar este hecho cuando sea de importancia.

02 Evaluación de la existencia de un ingreso futuro. Estudio de las características de los desembolsos y discusión con empleados para juzgar de la vigencia de los ingresos futuros. Cuando se juzgue necesario, obtención de declaraciones de empleados y confirmaciones de terceros que fundamenten las conclusiones.

03 Cálculo. Verificar que las aplicaciones a los resultados del ejercicio corresponden a la parte proporcional, de acuerdo con el método y período de amortización establecido.

Una vez que la empresa ha establecido el método y período de amortización, las aplicaciones a resultados se reducen a un cálculo que el auditor puede verificar rápidamente. La aplicación del método debe ser consistente y, en los casos en que las circunstancias cambien y por ello se cambie la vida útil del activo, el auditor deberá verificar que la amortización del saldo se lleve a cabo en el nuevo plazo de vida útil restante.

04 Presentación y revelación en las Cuentas Anuales. Los procedimientos de auditoría antes recomendados permitirán al auditor cerciorarse de la adecuada presentación de este epígrafe en las Cuentas Anuales y en su caso, las revelaciones que juzgue necesarias.